Guida per l’utilizzo di un software per la conservazione digitale dei dati

La conservazione digitale.

La Conservazione Digitale è quel processo strutturato volto a proteggere nel tempo gli archivi di documenti informatici e i dati. Tramite il processo di Conservazione Digitale è infatti possibile creare copie digitali che possono in tutto e per tutto prendere il posto degli originali cartacei.

Tramite i meccanismi di firma digitale e marcatura temporale è infatti possibile realizzare una copia digitale autentica, atta a rimpiazzare l’originale soprattutto dal punto di vista legale.

La normativa

La Conservazione Digitale è disciplinata dal DPCM 3/12/2013 in materia di sistema di conservazione. Tale Decreto evidenzia le modalità principali per la realizzazione di un sistema di Conservazione Digitale e soprattutto identifica le figure chiave atte a governare l’intero processo.

La legge evidenzia due possibili modalità di conservazione dei documenti:

In-house – per chi ha già una propria struttura organizzativa e i propri mezzi tecnici. In questo modo i soggetti, rispettando quanto previsto dalle regole tecniche in tema di conservazione, possono autonomamente provvedere alla Conservazione Digitale.

In outsourcing – in questa modalità i documenti vengono conservati da soggetti esterni accreditati e certificati.

All’interno dell’intero processo la normativa di riferimento evidenzia una figura chiave, che è quella del Responsabile delle Conservazione.

Il Responsabile della Conservazione

Questa figura è l’orchestratore dell’intero sistema di Conservazione Digitale, una nuova figura professionale che viene ampiamente descritta dall’articolo 7 del DPCM 3/12/2013. Il comma 1 di questo articolo riporta con precisione i compiti e le responsabilità di questo soggetto, quali ad esempio:

• gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità alla normativa
• provvedere alla duplicazione/copia dei documenti informatici;
• adottare le misure necessarie per la sicurezza del sistema;
• predispone il manuale di conservazione;
• monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione.

Approcciarsi alla Conservazione Digitale

L’approccio alla Conservazione Digitale è quindi da ponderare bene e va affrontato preferibilmente rivolgendosi a strutture e sistemi certificati, con esperienza, atti a garantire professionalità e sicurezza per l’intera durata del processo.

Il vantaggio di un software per conservazione digitale risiede principalmente nel favorire la dematerializzazione, aprendo sempre più le porte verso la burocrazia interamente digitale. Essendo un sistema complesso ma ben regolamentato, si è venuta a formare una schiera di professionisti atti ad offrire le migliori soluzioni per gestire un così delicato, complesso e longevo sistema di conservazione.

Vediamo adesso nel dettaglio uno dei migliori prodotti per la Conservazione Digitale presenti sul mercato, capace di garantire sicurezza e professionalità offrendo una semplicità e immediatezza d’utilizzo senza precedenti.

LegalDoc LITE

Tra i vari prodotti nel settore, LegalDoc LITE di InfoCert è lo strumento adatto per la Conservazione Digitale. Semplice da gestire, sicuro ed affidabile.

LegalDoc LITE conserva i tuoi documenti in formato elettronico secondo le specifiche della normativa rendendoli sempre ricercabili, accessibili e consultabili. InfoCert si fa responsabile del processo di conservazione grazie alla qualifica di Conservatore Accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, garantendo così l’integrità, la leggibilità e l’autenticità dei documenti nel tempo.

Tramite il software è possibile conservare in digitale moltissime tipologie di documenti, tra cui:

• fatture
• registro IVA
• modello unico
• libro giornale
• documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML
• registrazioni digitali di transazioni
• basi di dati aggregate

Una volta conservati, i documenti potranno essere recuperati con semplicità ed immediatezza tramite un potente tool di ricerca ed esibiti a norma di legge. Inoltre i documenti potranno essere rettificati nel pieno rispetto del principio di tracciabilità.

Come funziona

LegalDoc Lite si installa su PC, supportando i seguenti sistemi operativi

• Windows XP/Vista/7/8/10 (32 e 64 bit)
• Mac OS dalla versione 10.6
• Linux da 12.04 LTS (32 e 64 bit)

Oltre all’applicazione desktop il software è disponibile per smartphone e tablet grazie alla App Mobile dedicata.

Una volta scaricato, il software sarà disponibile gratuitamente per un periodo di prova di 3 mesi durante i quali è possibile valutare le funzionalità complete del potente sistema. Trascorso il periodo di prova LegalDoc LITE sarà fruibile al costo di 9.99 € al mese + IVA.