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Negli ultimi anni, le piccole realtà imprenditoriali, così come le grandi aziende, si sono dovute adattare alle modifiche, in fatto di deducibilità e detraibilità ai fini IVA, per quel che riguarda le spese carburante.
In riferimento a queste voci, la normativa vigente richiede, infatti, che tutte le transazioni avvengano esclusivamente con metodi di pagamento tracciabili e che a ogni acquisto venga emessa, da parte dell’esercente, una fattura elettronica. Per capire come tutto questo influisca sulla rendicontazione delle spese carburante, è importante comprendere quali siano le procedure contabili da effettuare in fase riconciliazione, cioè quella operazione – in genere completamente demandata agli uffici amministrativi – che associa a ogni transazione la corrispondente ricevuta.
Vediamo, quindi, come funziona la fattura elettronica per benzinai ed esercenti e perché oggi è un elemento fondamentale per assolvere agli adempimenti fiscali.
Come richiedere la fatturazione elettronica per carburante
Ogni distributore è obbligato per legge a emettere fattura a qualsiasi dipendente o libero professionista che ne faccia richiesta. Per questa ragione, questa possibilità deve essere garantita anche presso punti vendita self service o in quelli aperti 24 ore su 24. Sarà lo stesso benzinaio a compilare la fattura e a inviarla secondo le modalità preferite dal libero professionista o dall’azienda di riferimento del dipendente.
La fase di riconciliazione prevede di associare ai diversi mezzi aziendali tutte le fatture emesse dalle stazioni di servizio. Dunque, in presenza di due o più autoveicoli ai quali far corrispondere diversi pagamenti e le relative ricevute, le procedure potrebbero complicarsi, determinando un dispendio di tempo e risorse non indifferente.
La mole di lavoro, inevitabilmente, si traduce in una spesa non preventivata, che va ad aggiungersi, seppur in modo apparentemente impercettibile, ai costi che gravano sull’azienda. L’alternativa consiste nell’affidarsi a sistemi innovativi per la riconciliazione di spese e fatture: metodi, come quello proposto da Soldo Drive, che possono semplificare tutti i processi contabili.
Le soluzioni di Soldo
Soldo deve il suo successo a un sistema di carte carburante universali, a un’app per i dispositivi mobili e a una web console per la gestione da remoto della contabilità.
Più nel dettaglio, ogni carta Soldo rappresenta uno strumento tracciabile per il pagamento delle spese di carburante e, in fase di rendicontazione, consente la riconciliazione semplificata tra le fatture elettroniche e le corrispondenti transazioni.
Le carte carburante Soldo
Ogni azienda può richiedere le carte Soldo comodamente online e affidarle ai dipendenti predisposti ai rifornimenti dei veicoli. È importante precisare che non esiste alcun limite al numero di carte ottenibili e che all’emissione non sono richiesti né depositi cauzionali, né documenti attestanti la solidità dell’impresa: per avere una o più carte, basta semplicemente compilare un apposito form online, accessibile anche a realtà imprenditoriali presenti sul mercato da breve tempo.
La web console
La web console è lo strumento che Soldo mette a disposizione delle aziende per la compilazione, in automatico, del documento di riepilogo valido ai fini fiscali. Per ottenerlo, basta semplicemente accedere alla piattaforma, recarsi sull’area predisposta al caricamento e inserire, nell’apposita casella della web console di Soldo, i file in XML delle fatture elettroniche presenti sul sistema telematico.
Lo strumento, naturalmente, consente di usufruire di diverse modalità di inoltro, tutte opportunamente studiate per semplificare anche questa prima fase relativa alla contabilità aziendale. Viene così generato un documento di riepilogo, che può essere facilmente consultato dagli uffici amministrativi o, in alternativa, inviato tramite posta elettronica al proprio commercialista.
L’app mobile Soldo
Soldo associa alle sue carte carburante un’app mobile che dà accesso a diverse possibilità di personalizzazione. Disponibile sia per sistemi operativi Android sia per iOs, l’applicazione consente all’amministratore di associare ogni carta a un dipendente o, in alternativa, a un particolare veicolo della flotta.
Dall’app e dal web, è possibile stabilire, in ogni momento, dei limiti di budget personalizzati, con dei massimi di spesa consentiti che possono essere modulati al variare delle esigenze.
Controllo e trasparenza
Tramite web console e app, l’amministratore può prendere visione, in maniera istantanea, di tutti i pagamenti effettuati dalle diverse carte Soldo.
Ha così la possibilità di gestire, con la massima trasparenza possibile, le spese di rifornimento di ogni veicolo della flotta, disponendo, qualora le circostanze lo richiedano, del blocco della carta con un semplice click.
Fonte Immagini: https://pixabay.com/it/benzina-diesel-gas-carburante-olio-175122/
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