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L’emergenza sanitaria legata alla pandemia di Covid-19 ha permesso di accelerare la digitalizzazione, un processo indispensabile per rendere più efficienti e moderni i servizi pubblici e aziendali
La digital transformation è infatti una delle priorità europee, come indicato negli obiettivi del Recovery Fund, il piano di stimoli finanziato con i fondi UE per sostenere governi e imprese nel miglioramento della presenza online.
Si tratta di un’opportunità importante per ridurre il gap digitale delle PMI italiane, al fine di costruire business più competitivi e strutture aziendali più agevoli e smart. Tuttavia, l’incremento della digitalizzazione richiede anche una migliore gestione della firma digitale, uno strumento essenziale per amministrare in modo telematico documenti e contratti tramite la sottoscrizione informatica.
La firma elettronica consente ad aziende e professionisti di adeguarsi ai nuovi standard informatici, per coordinare in maniera più efficace attività come lo smart working, il telelavoro e i contratti a distanza con partner, fornitori e clienti.
Ad oggi le opzioni a disposizione sono diverse, ad ogni modo è fondamentale scegliere un servizio di qualità, facile da utilizzare e adatto alle proprie esigenze e al tipo di documenti informatici da trattare.
Firma elettronica: come funziona e in che modo gestirla
Per aggiungere valore giuridico a un documento telematico è indispensabile dotarsi della firma digitale, un requisito necessario per firmare da remoto varie tipologie di contratti in modo veloce e semplice. Per ottenere la firma elettronica bisogna rivolgersi a un Prestatore di servizi fiduciari, scegliendo uno dei provider autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID).
Dopodiché è importante ottimizzare la gestione della firma digitale, affidandosi ad aziende specializzate in grado di fornire soluzioni smart per rendere più efficiente l’utilizzo di questo strumento tecnologico. Infatti non basta essere abilitati all’uso della firma telematica, ma è fondamentale usufruire di servizi dedicati per l’amministrazione di tutti i processi ad essa legati.
Ad esempio, TeamSystem mette a disposizione una soluzione innovativa per la gestione della firma elettronica, con un servizio di ultima generazione capace di garantire un supporto a 360 gradi. Tramite TS Digital Signature aziende e professionisti possono beneficiare di funzionalità specifiche per la firma digitale, con un software multicanale per curare ogni aspetto dalla conservazione a norma all’integrazione della firma telematica attraverso il gestionale aziendale.
Usare un programma evoluto consente di semplificare la firma di documenti digitali, per essere in grado in qualsiasi momento di dare valore legale ad ogni tipo di contratto informatico. Inoltre, è possibile gestire in modo ottimale tutti i documenti elettronici, per tracciarli in maniera accurata, averli sempre a disposizione e archiviarli in modo sicuro e allineato con le normative di legge vigenti.
Quali sono le tipologie di firma digitale
Nel contesto attuale esistono diversi tipi di firma telematica, per questo motivo è importante conoscerne differenze e peculiarità, per capire quale sigillo elettronico utilizzare in base alle esigenze della propria attività aziendale o professionale.
La firma digitale viene utilizzata soltanto in Italia, infatti è considerata una tipologia specifica di firma elettronica qualificata, il cui funzionamento si basa su un sistema di chiavi crittografiche pubbliche e private. La firma elettronica qualificata (FEQ) invece è prevista dal regolamento europeo eIDAS, ed è riconosciuta a livello comunitario con validità in tutti i Paesi della UE per la sottoscrizione di documenti informatici.
La firma elettronica avanzata (FEA) rappresenta una variante della FEQ, della quale fa parte anche la firma grafometrica, uno strumento digitale in grado di garantire elevati standard di sicurezza informatica. In questo caso si usano appositi dispositivi in possesso esclusivo del titolare, il quale è anche capace di rilevare eventuali manipolazioni per accertarsi che i dati non siano stati modificati.
Ogni tipo di firma telematica comporta degli effetti giuridici diversi, a partire dalla firma elettronica semplice la cui validità legale deve essere valutata in ambito giuridico. Le varie opzioni comportano varie capacità di riconoscimento dell’identità digitale del sottoscrittore, con un rischio di disconoscimento differente che richiede un’attenta analisi della firma più adatta ad ogni contesto e il possesso di più soluzioni adeguate per gestire i documenti digitali.
Perché utilizzare servizi dedicati per la gestione della firma elettronica
I software progettati appositamente per la gestione della firma digitale costituiscono senz’altro un’opzione molto utile per imprese e professionisti, in quanto permettono di custodire vari tipi di firma elettronica e scegliere di volta in volta quale utilizzare a seconda del documento da sottoscrivere.
Con un programma apposito è possibile facilitare l’uso di questo strumento, agevolando la firma telematica da parte di clienti e fornitori.
Un altro aspetto da non sottovalutare è il monitoraggio di tutti i documenti informatici in un’unica piattaforma, per visualizzare ogni file, caricarlo, inviarlo o scaricarlo in maniera semplice e rapida. Un sistema di management per la firma telematica permette di ottenere vantaggi importanti per la crescita e la sostenibilità del business, come il risparmio dei costi, l’aumento della sicurezza e la promozione della collaborazione interna per facilitare il lavoro di ogni reparto.
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